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美丽的城市与规范的城建档案
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温州市城建档案馆 吴素萍
随着改革开放的深入，人们的生活水平不断提高，对居住质量环境也提出了更高的要求，城市美丽与否是衡量人们生活质量高低的一项重要标准。城市的美丽包含区域规划科学、建筑物美观、道路通畅、城市文化丰富等多方面内容。人们在城市的规划、建设和管理之中，产生了大量的城建档案，这些档案是城市文化沿革、人类文明发展过程的记录。建国后，我国就开始城建档案的收集整理工作，目前城建档案工作网络已在全国形成，初具现代化规模，在城市经济、社会文化和城市建设中发挥了一定的作用，成为美丽城市不可缺少的一部分。但是，不可否认，我国的城市建设档案工作在全国范围内发展是
不平衡的，有的地方对城建档案工作还没有引起足够的重视，存在着城建档案散失在外、保管不全，没有真实地记录、反映丰富多彩的城市文化，开发利用不充分等现象，没有为城市的美丽发挥其应有的作用。那么，城建档案怎样才会进一步促进城市的美丽，在城市不断美化的工程中发挥她应有的作用呢？我认为要做好以下几点工作：
一、经提高依法管理城建档案的意识。目前，城建档案的法规主要有《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等，但是，许多地方、部门没有认真贯彻执行这些法规，依法管理利用档案的意识不强、水平不高；特别是工程档案保证金取消后，经济手段没有了，行政手段还没有全面展开，造成管理意识淡化，措施不到位，使城建档案管理工作的标准化、制度化、规范化方面大打折扣。因此，必须提高依法治档的意识，使档案工作进一步走向法制化轨道，做到依法管理档案、利用档案、维护档案和依法开发档案信息。
二、要大力宣传城建档案管理的作用。目前，许多城建单位没有按规定将技术工程档案送给当地城建档案馆审验，是与建设施工单位及相关单位的项目管理人员对城建档案知识了解不多，对城建档案管理的重要性认识不够分不开的，也是社会各界对城建档案不了解或知之甚少，没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。因此城建主管部门、城建档案管理部门要采取多种方式向社会宣传城建档案的作用，使公众充分认识到规范的城建档案工作有利于提高城市品位，有利于丰富人民的文化生活，使全社会共同关心支持城建档案工作。
三、加强档案的收集和整理。目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐；经常与建设施工系统单位、主管部门沟通关系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。疏通建设系统的建设档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。随着服务措施的到位，收集渠道的畅通，收集方法的改善，档案资料将会大幅增加，这里就要注重蔬理、精选，做到既全面又突出重点，讲究档案质量。
四、采用科学的保管方法。首先要做好立卷和编号。对工程设计档案通常接性质一工程项目分类法进行分类，其立卷与编号要与分类类目体系相对应，规划设计档案最好能按归档年代立卷，每轮规划按年代顺序排列，对其案卷编号固定不变，即在一个案卷号下按年代顺序排列多卷档案，有利于调阅时对比，提高利用价值。其次要注意保管方法。为了更大限度地延长档案寿命，同时又便于提供利用，工程图纸最好实行单独保管，即把工程图纸从文书档案中分离出来，按照全宗、目录、案卷的先后顺序进分门别类，编制目录，另设库房空间进行存放，具体地保管方法有两种：平摊式和卷筒式。平摊式保管，就是将工程图纸整张摊开平放，每张图纸编写一个顺序号，并按号编制目录即可。卷筒式保管，就是将图纸一张或几张卷起存放，在编制目录时，首先按顺序编写一个“卷号”或“份号”，每卷（份）中再依次编写张号，然后编制目录以便查考。有条件的最好实行电算化保管，将资料信息、规划图纸等输入电脑，在电脑中查阅。
五、大力培养档案专业人才。目前的档案管理干部和专业技术人员，离工作的实际需要和事业飞速发展的形势，尚存相当大的距离，要使我们的档案事业跟上全国迅速发展的大好形势，就必须高度重视档案人才的培训。首先，要认真抓好档案知识培训，特别是档案高等学历教育。增设现代化技术知识和现代化管理知识，以拓宽知识面，快速培养专业人才。其次，要高度重视再继续教育。继续教育是档案专业人员政治、思想、业务素质的再提高教育，不进行继续教育，会落后飞速发展的科技形势。再次要把岗位培训放到重要位置，岗位培训是提高档案干部政治和业务素质的重要形式和手段，开展岗位培训的形式应该灵活多样，不拘一格，主要可以采用如下方式：即短期单科训练、边修班、业务讲座、专题培训、经常性的业务学习等。
六、提高档案信息的利用价值。前面谈到的几点想法，都是从收集、管理角度增加馆藏，规范管理。事实上，档案保管的最终目的是为了提供利用，为了给城市的发展、人们的生活提供更多的便利和参考，因此，要建立信息网络，加快城建档案利用工作的步伐。任何信息都有一个共同的特性，即传输性。传输渠道愈多愈畅通，档案信息愈能得到社会的广泛的利用。因此，加强城建档案网络的建设，建立规范的城建档案目录中心就显得尤为重要。通过计算机网络目录中心，可以使城建档案馆各部门的各级管理人员及时掌握馆内工作信息和城建档案管理信息及相关的基本情况信息，从而实现对城建档案馆的各项工作和城建档案信息进行有效的管理，进而对城建档案馆工作进行辅助预测和决策，及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。通过建立“城建档案信息咨询交流网络”的方法，将城建档案骨干单位联系起来，通过网络小组之间、网络小组内部各成员之间定期或不定期的交流活动，加强业务联系和信息交流，推动城建档案的利用工作。
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